Het recht op privacy is een groot goed. Toch kan een HR-professional veel doen om er voor te zorgen dat hij weet wie hij aanneemt. Het ministerie van Justitie en Veiligheid zet alles wat mag en wat moet bij de screening van personeel op een rij.
Werkgevers hebben vaak een groot belang bij screening van personeel. Werknemers kunnen in het verleden hun positie hebben misbruikt, hebben gefraudeerd of gestolen, liegen over diploma’s of ze kunnen nevenfuncties hebben die leiden tot belangenverstrengeling. Allemaal dingen die je maar beter kunt weten voor je iemand aanneemt.
Tips en aandachtspunten
Wie in het professionele verleden en privéleven van een (potentiële) werknemer duikt, moet daarvoor een goede reden hebben en de regels kennen. Screening van personeel betreft namelijk de verwerking van persoonsgegevens en dan kan de privacy in het geding komen. Toch is er veel mogelijk voor werkgevers
Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid, geeft in een nieuwe brochure tips en aandachtspunten voor de screening van personeel.
Wat zijn de regels?
Het is in ieder geval belangrijk dat de screening noodzakelijk moet zijn. Wie de informatie ook op een andere manier kan verkrijgen, mag een sollicitant niet nodeloos onder een vergrootglas leggen. Sollicitanten of werknemers moeten vooraf weten dat ze worden gescreend en hebben achteraf recht op inzage in de resultaten van een screening.
De gegevens die uit de screening komen moeten goed worden beveiligd. Ze mogen bovendien niet langer dan noodzakelijk worden bewaakt. Het is bovendien verboden om meer gegevens te verzamelen dan nodig is voor het doel van de screening.
Tip! Lees ook: Privacy: wat mag er in het personeelsdossier
Checklist
Er zijn vijf eenvoudige checks die elke werkgever kan en soms zelfs moet doen:
- Controleer paspoort of identiteitskaart
Vraag altijd om het origineel, bekijk of het identiteitsbewijs nog geldig is en of het overeenkomt met de sollicitant. Maak een goed leesbare kopie of een kleurenscan in hoge resolutie van alle relevante pagina’s. - Vraag originele diploma’s en cijferlijsten en maak hier zelf een kopie van
Is het origineel volgens de sollicitant verloren gegaan? Laat hem of haar dan een gewaarmerkte kopie opvragen bij de opleidingsinstantie. Vergelijk de afgifte datum met het cv en ga bij twijfel na of de opleidingsinstantie wel echt bestaat. Check ook of de naam en geboortedatum op het diploma overeenkomen met die op het identiteitsbewijs. - Bestudeer het cv en vraag om referenties
Zijn er hiaten in het cv? Vraag naar de reden. Vraag vooraf toestemming aan de sollicitant om referenties op te vragen en respecteer een weigering. Vraag bij referenties alleen naar informatie die echt betrekking heeft op de functie waarvoor de sollicitant in de race is. Bespreek de verkregen informatie altijd met de sollicitant.
Belangrijk! Voor het verkrijgen van referenties gelden gedragsregels. Check hiervoor ook de sollicitatiecode van de NVP. - Zoek informatie op internet
Op het internet is van alles over mensen te vinden, dus dikke kans dat een zoektocht via Google, Facebook, Twitter of andere sociale media de nodige informatie over uw sollicitant aan het licht brengt. Ga voorzichtig om met informatie die u online aantreft: lang niet alles is waar of het heeft geen enkele relevantie voor de functie. Informeer de sollicitant wanneer u online gevonden informatie mee laat wegen in het sollicitatieproces en geef hem of haar de kans om een toelichting te geven.
Lees ook: Privacy en sociale media: wat mag wel en wat niet? - Kondig een screening vooraf aan
Geef in de vacaturetekst aan dat u de sollicitanten screent of dat u vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Is integriteit één van de functie-eisen? Zet het in de vacature.Lees meer over onder andere het screenen van personeel uit het buitenland, de VOG en de volledige checklist in de brochure Screening van personeel.
Uit: PW januari 2018